Estructura Organizacional

Estructura de las Bancas mutuales

Las Bancas Mutuales como empresa autogestionaría. Son administrados y vigilados por sus propios asociados, a trevés de la siguiente estructura orgánica:

La estructura organizacional de la Banca Mutuals está ligada a los  principios de la Economía Solidaria, la cual se caracteriza por lograr una administración eficiente, esta tiene que ser participativa, autogestionaria y emprendedora.

La asamblea General debe orientarse a constituir directrices y políticas que deben ser asumidas como planes y programas por parte de la Junta Directiva y ejecutada por la administración, en cabeza de la Gerencia de la organizacion. Mediante la creación de una cultura solidaria, los asociados de la Organizacion deben ser seres vivos activos que se involucran en el direccionamiento de su entidad y los administradores generadores de programas de integración permanente que logren despertar la pertenencia y el compromiso, siendo esta al única manera de lograr una organización dinámica y que los asociados propositivamente sientan el impacto de su Fondo de Empleados.

Como lo mencionamos anteriormente, las Bancas mutuales se caracteriza por su doble naturaleza, la asociativa y la empresarial. En la primera (la asociativa) debe ejercer un control estricto del comité de Control Social, pues, en él recae el cumplimiento de la Misión, la Visión y los Objetivos que se ha formulado cada entidad, para ello se requieren comités de control social apropiados del concepto social y en la segunda (la empresarial), se requiere la contribución de un revisor fiscal, formando en el control empresarial, pero con mucha experiencia en el campo solidario, que le permita responder ante los asociados de su gestión.

Con la expedición de la circular básica financiera se crearon dos comités técnicos, el de evaluación de cartera y el de evaluación de riesgo de liquidez, los cuales deben cumplir una misión técnica de garantizar un estricto y riguroso control del manejo de la cartera, e igualmente controlar los niveles de liquidez que garanticen la operación de la banca mutual.

1. Asamblea

La Asamblea General es el órgano máximo de administración de la Banca Mutual , sus decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado con las normas legales, estatutarias y reglamentarias.

Funciones de la Asamblea

  1. Determinar las directrices generales de la banca mutual.
  2. Analizar los informes de los órganos de administración y vigilancia.
  3. Considerar y aprobar o improbar los estados financieros de fin de ejercicios.
  4. Destinar los excedentes y fijar los montos de los aportes y de los ahorros obligatorios con sujeción al decreto ley 1481 de 1989 y a los estatutos, y estableces aportes extraordinarios.
  5. Elegir o declarar electos los miembros de Junta Directiva, Comité de Control Social y Revisor Fiscal.
  6. Reformar los estatutos.
  7. Decidir sobre fusión, incorporación, escisión, transformación y liquidación de la organizacion.
  8. Los demás que señalen las disposiciones legales y los estatutos.

Clasificación General de Asambleas

Según los asistentes:

Asociados

Delegados

Universales (Artículo 182-426 C.CO)

Según el medio de celebración:

Presenciales

No presenciales (Articulo 19 y 20 C.CO)

Según el periodo en que se realizan las Asambleas Ordinarias:

temporanea (Dentro de los tres primeros meses del año)

Extra extemporanea (Ordinaria Extemporaneo)

Derecho Propio (Articulo 422 C.CO)

2.Junta Directiva

Es el organismo de organización permanente que depende de las políticas y directrices fijadas por la asamblea general, de la cual provienen sus poderes y cuyo mandato debe ejecutarse. La Junta Directiva debe estar constituida por asociados, con alto sentido ético, formación y conocimiento en el campo solidario, empresarial y financiero.  La Junta Directiva es nombrada por la Asamblea General de Asociados.

 Funciones de la Junta Directiva

  1. Cumplir con las políticas y directrices fijadas por la asamblea general.
  2. Elaborar un plan de desarrollo, diseñando metas, estrategias y programas.
  3. Elaborar el proyecto educativo social y empresarial PESEM.
  4. Seleccionar la gerencia para que ejecute los objetivos, metas y programas de la organización.
  5. Aprobar la planta de personal y su remuneración.
  6. Convocar a Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias.
  7. Examinar y verificar periódicamente los resultados de su gestión.
  8. Expedir los reglamentos que se crean pertinentes y necesarios para el normal funcionamiento de la organizacion.
  9. Ordenar la celebración o ejecución de cualquier acto o contrato propio de objeto social de la entidad.
  10. Reglamentar los comités y designar a sus integrantes.
  11. Autorizar el ingreso y retiro de asociados.
  12. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, el estatuto, los reglamentos y mandatos de la asamblea.
  13. Rendir oportunamente informes de su gestión a la asamblea.
  14. Las demás que le señale las disposiciones legales y los estatutos.

Responsabilidades de los Administradores

Los administradores de la banca mutual solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolor o culpa ocasionen la organizacion mutual, a los asociados o a terceros, serán responsables por omisión o por extralimitación (Articulo 200, Ley 222).

  • Junta Directa en bancamutuals: En el caso de Bancamutuals son 10 miembros, 5 principales y 5 suplentes nombrados por periodo decinco años.

3. GERENCIA

La banca mutual deberá tener un gerente que será el representante legal, principal ejecutor de las decisiones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.  El Gerente es nombrado por la Junta Directiva dela banca mutual e igualmente debe tener un suplente.

Funciones del Gerente

  1. Cumplir con las políticas y directrices fijadas por la Asamblea General y la Junta Directiva.
  2. Nombrar los Empleados de la organizacion mutual
  3. Ejecutar el presupuesto aprobado por la Junta Directiva.
  4. Presentar informes periódicos a la Junta Directiva sobre su gestión.
  5. Presentar propuestas de mejoramiento y desarrollo para su organizacion.
  6. Dirigir y supervisar la prestación de los servicios y el desarrollo de los programas.
  7. Establecer los sistemas de control interno para garantizar una adecuada protección de los Empleados.

4. Junta de control social

Con el decreto  1480 de 1989 se estableció la  posibilidad de que cada organizacion mutualtuviese un comité de control social sin embargo, solamente hasta el año 1998 a través de la Ley 454, se instauró la obligatoriedad de nombrar por asamblea un Comité de Control Social, cuyas funciones están delimitadas a la vigilancia social.

El control social de estos comités es interno y técnico ya que está conformado internamente con asociados de la organizacion mutual  porque debe seguir parámetros y técnicas previamente establecidas para medir eficazmente la labor social de la entidad, como es, por ejemplo el balance social, el PESEM, etc.  Este comité es nombrado por la Asamblea General de Asociados y en el caso de BANCAMUTUALS está compuesto por 3 asociados principales y 3 suplentes.

Funciones del Comité de Control Social:

  1.  Velar porque los actos de los órganos de administración se ajusten a las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias.
  2. Informar a los órganos de administración, el revisor fiscal y los entes de fiscalización y control, sobre posibles irregularidades y presentar recomendaciones sobre las medidas que en su concepto deben adaptarse.
  3. Conocer los reclamos que presenten los asociados en relación con la prestación de los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regulado.
  4. Evaluar o solicitar la elaboración del balance social que presente la administración.
  5. Evaluar el permanente acercamiento a la misión, visión y los objetivos del Fondo de Empleados.
  6. Hacer llamadas de atención a los asociados cuando incumplan los deberes consagrados en la Ley, los estatutos y reglamentos.
  7. Solicitar las sanciones a los asociados cuando haya lugar a ellos y velar porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido.
  8. Verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles para poder participar en la asamblea o para elegir delegados.
  9. Rendir informes sobre sus actividades a la asamblea.
  10. Las demás que le señalen las disposiciones legales y los estatutos.

Las funciones  del Comité de Control Social, deberán desarrollarse con fundamento en criterio de investigación y valoración, y sus observaciones o requerimientos serán documentados debidamente.

Los miembros de este órgano responden personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que les impone la Ley y los estatutos.

5. Revisor Fiscal

Las Bancas mutuales deberán contar con un revisor fiscal y su respectivo suplente elegidos por la asamblea general, deberán ser contadores públicos titulados, personas naturales o firmas de revisión fiscal.

Las funciones y atribuciones del revisor fiscal serán determinadas en los estatutos pero deberán ser acordes con las normas establecidas para el ejercicio de la profesión de contador público.

El revisor fiscal y su suplente no podrán ser asociados de la organizacion mutual donde ejerce la función de revisoría fiscal.

6.Comité de Evaluación de Riesgo de Liquidez

Este comité es nombrado por la Junta Directiva y tiene como objetivo apoyar a la Junta Directiva y a la Gerencia de la  BANCA en la asunción de riesgos y la definición, seguimiento y control de éste, realizando una gestión integral de la estructura de sus Activos, Pasivos y posiciones fuera del balance, estimando y controlando el grado de exposición al riesgo de liquidez, con el objeto de protegerse de eventuales cambios que ocasionen pérdidas en los estados financieros, teniendo en cuenta los criterios impartidos por la Superintendencia de Economía Solidaria para la evaluación y control del riesgo.

7. Comité de Evaluación de Cartera

Este comité es nombrado por la Junta Directiva y tiene como objetivo apoyar a la Junta Directiva y a la Gerencia en las actividades relacionadas con el análisis, verificación, control, evaluación, calificación, clasificación y provisión de los créditos otorgados a los asociados.